La Ville de Wissembourg met à disposition un formulaire unique de déclaration destiné à simplifier les démarches des organisateurs et à garantir une instruction complète et cohérente des demandes.

Toute manifestation publique est soumise à l’autorisation préalable de la Mairie.

À ce titre, les informations et pièces demandées dans le présent dossier sont indispensables à la bonne compréhension du projet et conditionnent une instruction rapide et efficace par les services compétents.

Ce document centralise l’ensemble des besoins liés à l’événement : réservation de salle, occupation du domaine public, prêt de matériel, autorisations administratives (débit de boisson, restauration, diffusion musicale), ainsi que les aspects liés à la sécurité, à la circulation et à la gestion du public.

Il s’inscrit dans une logique de guichet unique facilitant les démarches et la coordination des services municipaux.

Afin d’assurer un traitement optimal, la demande doit être déposée au minimum 2 mois avant la date de la manifestation (hors location de salle) et 1 mois avant dans le cadre d’une réservation de salle.

Pour un usage régulier de salles, les associations peuvent bénéficier des locaux de la Maison des associations et des services. La sollicitation se fait directement par mail (mdas@wissembourg.fr).

Toute demande incomplète et/ou qui ne respecterait pas ce délai ne pourra pas être instruite.

Les services de la Ville restent à disposition pour accompagner les organisateurs dans la constitution de leur dossier et, le cas échéant, dans la communication de leur manifestation.

Nota bene :

Cette procédure s’applique tout autant aux manifestations récurrentes qu’aux manifestations exceptionnelles.

Pour un usage régulier de salles, les associations peuvent bénéficier des locaux de la Maison des associations et des services. La sollicitation se fait directement par mail (mdas@wissembourg.fr).

Pour un usage privé d’une salle, pour la célébration d’un mariage ou d’un anniversaire par exemple, le demandeur est invité à utiliser le formulaire « demande de salle à titre privé ».

En application des tarifs de la Ville de Wissembourg, la grille tarifaire sera appliquée pour toute mise à disposition de salle, de matériel, de personnel communal ou encore pour l’occupation du domaine public.

Pour la mise à disposition de lieu ou de matériel, un chèque de caution sera demandé une semaine avant l’événement.

Dès réception du dossier, les services de la Ville de Wissembourg instruire votre dossier. Des compléments peuvent être demandés à l’organisation. A l’issu de l’instruction, l’organisateur recevra une réponse écrite de la Ville, qu’elle soit pour une autorisation ou un refus.

L’autorisation peut être donnée sous la condition du respect d’un certain nombre d’engagements définis entre la Ville et l’organisateur.

=> Joindre une attestation d'assurance responsabilité civile organisateur RCO ainsi que le KBIS pour une société, ou les statuts pour une association, dans le cas d'une première demande

Personne référente (chargée de la manifestation) :

=> Cette personne pourra être contactée par les services de la Ville; elle doit demeurer joignable en amont ainsi que lors de la manifestation.

=> L'heure de police est fixée par arrêté préfectoral à 1h30. Si vous estimez que la manifestation que vous organisez est susceptible de se terminer plus tard, il vous faut obtenir un arrêté portant prolongation d'heure de police.

=> Conseil général : En cas de doute, il vaut mieux cocher OUI et préciser : cela permet aux services de vérifier vos besoins et d'éviter un refus ou un retard de traitement de dossier.

=> Comment savoir ?
Cochez OUI si votre événement se déroule sur un espace public : rue, place, parc, trottoir, parking…
Cochez NON si l’événement a lieu uniquement dans un lieu privé ou une salle fermée.

=> Quel impact si « oui » ?  
Prise d’un arrêté municipal portant autorisation d’occupation du domaine public pour la Ville, précisant les contours de l’autorisation (durée, espace, etc.), si accord de la Ville 

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si vous avez besoin de réserver des places (organisation, logistique, sécurité) ou interdire le stationnement pour installer du matériel (scène, stands…).  
Cochez NON si votre événement n’impacte pas le stationnement.

=> Quel impact si « oui » ?  
Prise d’un arrêté municipal réglementant le stationnement et pose de panneaux de signalisation, si accord de la Ville.

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si votre événement bloque une rue, modifie la circulation (déviation, alternat…) ou implique un cortège ou un défilé. 
Cochez NON si la circulation reste normale.

=> Quel impact si « oui » ?  
Prise d’un arrêté municipal réglementant la circulation et pose de panneaux de signalisation, si accord de la Ville)

=> Comment savoir ? 
Cochez OUI si vous organisez un vide-greniers, une brocante, un marché occasionnel avec vente d’objets.  
Cochez NON sinon. 

=> Quel impact si « oui » ?  
Tenue d’un registre des vendeurs comprenant la liste des exposants et pièces d’identité

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si vous vendez ou distribuez des boissons. 
Cochez NON si aucune boisson n’est proposée. 

=> Quel impact si « oui » ?  
Nécessite une autorisation municipale préalable et un respect de la réglementation sur la vente d’alcool : autorisé uniquement pour les boissons sans alcool et boissons fermentées non distillées (bière, vin, cidre et poiré), interdiction pour les alcools forts (vodka, whisky, rhum, gin, etc.).

=> Comment estimer ?
Indiquez le nombre maximum de personnes présentes simultanément sur le site, et non le nombre total de participants sur la journée.
Exemple : une fête sur toute une journée avec 2000 visiteurs mais 600 présents en même temps = 500 à 1 000.

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si votre événement accueil du public (surtout > 300/500 personnes ou activité à risque)
Cochez NON si votre événement est très réduit et sans risque particulier

=> Quel impact si « oui » ?  
Peut être obligatoire selon la taille et la nature de l’événement, et donc conditionner l’autorisation.
En cas de doute : https://www.secourisme.net/spip.php?article481&lang=fr  

=> À prévoir, le cas échéant : 
Convention ou contact avec un organisme agréé (Croix-Rouge, Protection civile…)

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si vous installez des tentes, barnums, scènes, gradins…  
Cochez NON sinon.

=> Quel impact si « oui » ?  
Vérification des normes de sécurité, qui peut entraîner un contrôle ou passage de commission.

=> Comment savoir ?  
Cochez OUI si l’événement se déroule dans un lieu recevant du public (salle, gymnase, chapiteau important…)  
Cochez NON sinon.

=> Quel impact si « oui » ?  
Application de la réglementation incendie et accessibilité, avec éventuelle nécessité d’un passage de la commission de sécurité. 

=> Comment savoir ?
Cochez OUI si le site est accessible (rampe, cheminement adapté, sanitaires PMR, absence d’obstacles majeurs).
Cochez NON si tout ou partie du site ne permet pas un accès autonome.

=> Comment savoir ?
Cochez OUI si un spectacle pyrotechnique est prévu. 
Cochez NON si aucun tir n’est organisé.

=> Quel impact si « oui » ?
Déclaration en mairie, respect des règles incendie, surveillance obligatoire.

=> Comment savoir ?
Cochez OUI si utilisation de gaz, brasero, bougies en nombre, chalumeaux, etc. 
Cochez NON si aucun dispositif à flamme n’est utilisé.

=> Quel impact si « oui » ?
Règles strictes de sécurité incendie, extincteurs obligatoires.

=> Comment savoir ?
Cochez OUI si branchement au réseau ou groupe électrogène nécessaire.  
Cochez NON si aucun besoin électrique.

=> Quel impact si « oui » ?
Vérification technique, puissance à prévoir, conformité installations.

=> Quel impact si « oui » ?
Autorisation préfectorale et de la direction de l’avion civile.

=> Quel impact si « oui » ?

Peu importe la source (Spotify, clé USB, radio, etc.), que la manifestation publique soit gratuite ou payante, une déclaration de l’organisateur auprès de la SACEM est obligatoire au moins quinze jours avant l’événement. 
Plus d’informations : Autorisation diffusion de musique - La Sacem 

Les modalités de retrait ou livraison seront discutées directement entre le CTM et l'organisateur.